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RFQly · Rechtliche Informationen

Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)

Stand: 2026-07-21

Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO für den kostenlosen RFQly B2B-Test

1. Parteien und Vertragsschluss

Verantwortlicher: Das im RFQly-Signup angegebene Unternehmen, handelnd durch die Person, welche die Vereinbarung mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse elektronisch annimmt (nachfolgend „Kunde“).

Auftragsverarbeiter: RFQly, Inhaber Merit Wagner, Dorfstraße 12, 51702 Bergneustadt, Deutschland, E-Mail: admin@rfqly.de (nachfolgend „RFQly“).

Diese Vereinbarung wird elektronisch geschlossen. RFQly protokolliert die angenommene Fassung, Zeitpunkt und technische Nachweisdaten. Der Kunde bestätigt, zum Abschluss für das angegebene Unternehmen berechtigt zu sein. Individuelle Kontaktdaten oder Weisungen können in Textform ergänzt werden.

2. Gegenstand, Zweck und Dauer

  1. RFQly analysiert im Auftrag des Kunden eingehende Fertigungsanfragen und deren Anhänge und stellt daraus strukturierte Analyse- und Reportdaten bereit.
  2. Gegenstand und Umfang richten sich nach dem kostenlosen Testvertrag, den Nutzungsbedingungen und dieser Vereinbarung.
  3. Die Auftragsverarbeitung beginnt mit der Übermittlung einer eigenen Anfrage und endet mit Beendigung des Testvertrags sowie der anschließenden vertragsgemäßen Löschung oder Rückgabe der Daten.
  4. RFQly verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Anfrageanalyse, Reportbereitstellung, Sicherheit, Fehlerbehebung und nach dokumentierten Weisungen des Kunden.

3. Art der Verarbeitung

Die Verarbeitung kann insbesondere umfassen:

RFQly setzt hierfür automatisierte Cloud-, Dokumenten-, CAD- und KI-Dienste ein. Kundendaten werden nicht für das Training allgemeiner KI-Modelle freigegeben.

4. Kategorien von Daten und betroffenen Personen

Betroffene Personen

Personenbezogene Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand der vereinbarten Verarbeitung und dürfen nicht übermittelt werden.

Technische Zeichnungen, CAD-Dateien, Preise und sonstige Geschäftsgeheimnisse sind nicht zwingend personenbezogene Daten, werden jedoch nach den vereinbarten Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards geschützt.

5. Weisungen des Kunden

  1. RFQly verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zu einer anderen Verarbeitung besteht. Die in Testvertrag, Nutzungsbedingungen und dieser Vereinbarung beschriebene Leistung gilt als anfängliche Weisung.
  2. Weitere Weisungen können an admin@rfqly.de gerichtet werden. Mündliche Weisungen sind unverzüglich in Textform zu bestätigen.
  3. Hält RFQly eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig, informiert RFQly den Kunden unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

6. Pflichten von RFQly

RFQly verpflichtet sich insbesondere,

  1. die Daten nur zweckgebunden und nach dokumentierten Weisungen zu verarbeiten,
  2. nur zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen Zugriff zu gewähren,
  3. angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO einzusetzen,
  4. den Kunden unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung bei Betroffenenrechten sowie Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO angemessen zu unterstützen,
  5. Anfragen betroffener Personen, soweit sie die Auftragsverarbeitung betreffen, nicht eigenständig zu beantworten, sondern an den Kunden weiterzuleiten,
  6. die Einhaltung dieser Vereinbarung durch geeignete Informationen nachzuweisen,
  7. den Kunden unverzüglich zu informieren, wenn RFQly eine gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung entgegen einer Weisung trifft, soweit eine solche Information rechtlich zulässig ist.

7. Sicherheit der Verarbeitung

Die zum Stand dieser Vereinbarung geltenden technischen und organisatorischen Maßnahmen sind Bestandteil dieser Vereinbarung. RFQly darf Maßnahmen an den technischen Fortschritt anpassen, sofern das vereinbarte Schutzniveau nicht wesentlich abgesenkt wird.

Kernmaßnahmen sind insbesondere verschlüsselte Übertragung und Speicherung, Zugriffsbeschränkung und Mehrfaktor-Authentifizierung für administrative Zugänge, nicht öffentliche Speicherbereiche, getrennte Betriebsumgebungen, zeitlich begrenzte Reportlinks, Protokollierung, kontrollierte Löschung und ein Verfahren für Sicherheitsvorfälle.

8. Unterauftragsverarbeiter

  1. Der Kunde erteilt RFQly eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz der in der Subprozessorenliste aufgeführten Unterauftragsverarbeiter.
  2. RFQly verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu einem im Wesentlichen gleichwertigen Datenschutz- und Sicherheitsniveau.
  3. Über die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines für die Auftragsverarbeitung wesentlichen Unterauftragsverarbeiters informiert RFQly grundsätzlich mindestens 14 Kalendertage vor dessen Einsatz per E-Mail oder über eine für den Kunden vereinbarte Änderungsmitteilung.
  4. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus nachweisbaren datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Können die Parteien keine zumutbare Lösung finden, darf jede Partei die betroffene Leistung beenden.
  5. RFQly bleibt gegenüber dem Kunden für die Erfüllung der Pflichten seiner Unterauftragsverarbeiter verantwortlich.

9. Drittlandübermittlungen

RFQly richtet die technische Kernverarbeitung auf europäische Regionen beziehungsweise europäische Datenzonen aus. Soweit Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder darauf zugreifen, stellt RFQly ein zulässiges Übermittlungsinstrument sicher, insbesondere einen Angemessenheitsbeschluss, das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Empfänger oder EU-Standardvertragsklauseln mit erforderlichen ergänzenden Maßnahmen.

10. Meldung von Datenschutzverletzungen

  1. RFQly informiert den Kunden ohne unangemessene Verzögerung, nachdem RFQly eine Verletzung des Schutzes der im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten bekannt geworden ist.
  2. Die Mitteilung enthält, soweit zu diesem Zeitpunkt verfügbar, Art und Umfang des Vorfalls, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen und einen Kontakt für Rückfragen.
  3. RFQly unterstützt den Kunden angemessen bei dessen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO. Gesetzliche Meldepflichten des Kunden bleiben unberührt.

11. Löschung und Rückgabe

  1. Während der Vertragslaufzeit löscht oder berichtigt RFQly Daten nach dokumentierter Weisung des Kunden, soweit dem keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
  2. Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung löscht RFQly die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten oder gibt sie auf Wunsch in einem gängigen Format zurück und löscht vorhandene Kopien, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
  3. Im kostenlosen Test gelten grundsätzlich folgende Fristen:
Datenkategorie Regelfrist
E-Mail, Anhänge und Zwischenartefakte 30 Tage nach Reportzustellung; bei Abbruch 30 Tage nach Eingang
Report- und Auslieferungskopien 30 Tage nach Reportzustellung
Reportlink sieben Tage
Eigene Versandkopien mit Mailinhalt 30 Tage nach Versandabschluss
Operative Protokolle grundsätzlich bis zu 30 Tage
  1. Kurzfristige technische Wiederherstellungskopien können nach Löschung noch bis zu sieben Tage bestehen und werden in dieser Zeit nicht regulär verarbeitet.
  2. Abweichende Weisungen können in Textform vereinbart werden, soweit sie technisch und rechtlich umsetzbar sind.

12. Nachweise und Kontrollen

  1. RFQly stellt dem Kunden auf Anfrage die zur Kontrolle der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen in angemessenem Umfang bereit.
  2. Der Kunde darf bei berechtigtem Anlass oder grundsätzlich einmal jährlich eine weitergehende Kontrolle verlangen. Kontrollen sind mit angemessener Frist anzukündigen, auf den erforderlichen Umfang zu begrenzen und unter Wahrung der Vertraulichkeit sowie der Rechte anderer Kunden durchzuführen.
  3. Vor-Ort-Prüfungen erfolgen nur, wenn geeignete Unterlagen oder Remote-Nachweise nicht ausreichen. Unverhältnismäßiger Zusatzaufwand kann nach vorheriger Abstimmung zu angemessenen Konditionen berechnet werden, sofern die Prüfung keinen von RFQly zu vertretenden Verstoß ergibt.

13. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für

14. Haftung, Laufzeit und Schlussbestimmungen

  1. Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO und den Haftungsregelungen des zugrunde liegenden Test- oder Hauptvertrags; zwingende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
  2. Diese Vereinbarung gilt für die Dauer der Auftragsverarbeitung. Pflichten zu Vertraulichkeit, Nachweis, Rückgabe und Löschung wirken fort, soweit ihr Zweck dies erfordert.
  3. Es gilt deutsches Recht. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.
  4. Bei Widersprüchen zu anderen Vertragsdokumenten geht diese Vereinbarung hinsichtlich der Auftragsverarbeitung vor. Individuelle Weisungen und Vereinbarungen gehen dieser Standardfassung vor, soweit sie datenschutzrechtlich zulässig sind.
  5. Änderungen bedürfen mindestens der Textform. Die elektronische Form des Art. 28 Abs. 9 DSGVO bleibt gewahrt.

Kontakt für Datenschutzfragen

RFQly, Inhaber Merit Wagner
Dorfstraße 12, 51702 Bergneustadt
E-Mail: admin@rfqly.de

Hinweis zur rechtlichen Prüfung

Diese Standardfassung ist für den kostenlosen B2B-Test bestimmt. Vor kostenpflichtigen Produktivverträgen oder individuell abweichenden Lösch-, Audit-, Haftungs- oder Drittlandregelungen sollte die Vereinbarung anwaltlich auf den konkreten Kundenvertrag geprüft werden.