RFQly · Rechtliche Informationen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
1. Geltungsbereich
Diese Maßnahmen gelten für die Verarbeitung von Kunden- und Anfragedaten im RFQly-Dienst. Sie beschreiben das vereinbarte Schutzniveau, ohne sicherheitsrelevante Implementierungsdetails oder interne Zugangsinformationen offenzulegen.
RFQly überprüft die Maßnahmen regelmäßig und passt sie an technische und organisatorische Entwicklungen an. Änderungen dürfen das Schutzniveau nicht wesentlich absenken.
2. Vertraulichkeit und Zugriffskontrolle
- Administrative Zugänge sind persönlich zugeordnet und durch Mehrfaktor-Authentifizierung geschützt.
- Berechtigungen werden nach dem Erforderlichkeits- und Least-Privilege-Prinzip vergeben und überprüft.
- Produktive Geheimnisse und Zugangsdaten werden nicht im Quellcode gespeichert, sondern in geschützten Konfigurationen oder Identitätsdiensten verwaltet.
- Workloads nutzen, soweit technisch geeignet, verwaltete Identitäten oder vergleichbare kurzlebige Berechtigungen.
- Personen mit möglichem Zugriff auf Kundendaten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
- Entwicklungs- und Produktionsumgebung verfügen über getrennte zentrale Speicher-, Ausführungs- und Mailkomponenten. Gemeinsam genutzte spezialisierte Dienste sind logisch mandanten- und anfragebezogen getrennt.
3. Verschlüsselung und Übertragung
- Externe und interne Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über aktuelle TLS-Verbindungen.
- Cloud-Speicher verschlüsseln Daten im Ruhezustand nach dem Stand der eingesetzten Plattform.
- Anfrage- und Reportcontainer sind nicht öffentlich zugänglich.
- Reportlinks sind auf ein einzelnes Objekt beschränkt, zeitlich begrenzt und nur lesend verwendbar.
- Zugangsdaten, Bestätigungslinks und vergleichbare Token werden nicht im Klartext protokolliert; Bestätigungstoken werden nur gehasht gespeichert.
4. Trennung, Datenminimierung und Zweckbindung
- Daten werden unter anfrage- und kundenbezogenen Kennungen verarbeitet und nicht in kundenübergreifenden Inhaltsbeständen zusammengeführt.
- Automatisierte Verarbeitungsschritte erhalten nur die für ihren Zweck erforderlichen Inhalte, soweit technisch umsetzbar.
- Absender-, Empfänger-, Quoten-, Datei- und Positionsprüfungen begrenzen unberechtigte oder übermäßige Verarbeitung.
- Kundendaten werden nicht für das Training allgemeiner KI-Modelle oder für fremde Kundenprojekte freigegeben.
- Technische Protokolle verwenden vorrangig Vorgangs- und Statuskennungen; vollständige E-Mail-Inhalte und Anhänge werden nicht planmäßig in normale Anwendungsprotokolle übernommen.
5. Integrität und sichere Verarbeitung
- Eingaben, Dateitypen, Pfade, Empfänger, Links und dynamisch erzeugte Reportinhalte werden validiert oder kontextgerecht maskiert.
- Die Verarbeitung erfolgt schrittweise mit nachvollziehbaren Zuständen, Zeitpunkten und Fehlerstatus.
- Warteschlangen, Wiederholungslogik und idempotente Verarbeitung reduzieren Datenverlust und unerwünschte Mehrfachverarbeitung.
- Der E-Mail-Versand nutzt eine kontrollierte Outbox; Empfänger und Auslieferungsreferenzen werden vor Versand geprüft.
- Änderungen am Anwendungscode sind versioniert und werden über nachvollziehbare Build- und Deploymentprozesse ausgerollt.
6. Verfügbarkeit und Wiederherstellung
- Die Verarbeitung nutzt verwaltete Cloud-Dienste mit plattformseitigen Verfügbarkeits-, Neustart- und Skalierungsmechanismen.
- Warteschlangen und Wiederholungsmechanismen ermöglichen die Fortsetzung nach vorübergehenden Teilfehlern.
- Kurzfristige Wiederherstellungsfunktionen schützen vor versehentlicher Löschung. Sie sind zeitlich begrenzt und werden nicht als dauerhaftes Archiv verwendet.
- Quellcode und ausführbare Artefakte sind versioniert beziehungsweise reproduzierbar.
- Für den kostenlosen Test besteht keine zugesagte Hochverfügbarkeit oder georedundante Wiederherstellung einzelner Anfragen.
7. Protokollierung und Kontrolle
- Sicherheits-, Fehler-, Zustell- und Verarbeitungszustände werden in angemessenem Umfang protokolliert.
- Administrative Änderungen werden nach Maßgabe der eingesetzten Cloud-Plattformen in Aktivitäts- oder Auditprotokollen erfasst.
- Normale operative Protokolle werden grundsätzlich höchstens 30 Tage aufbewahrt, soweit kein Sicherheitsvorfall oder gesetzlicher Nachweis eine längere Aufbewahrung erfordert.
- Zugriffsrechte, Secrets, Dienstkonten und kritische Konfigurationen werden regelmäßig überprüft.
8. Löschung und Speicherbegrenzung
- Anfrage-, Analyse- und Reportdaten werden anhand definierter Fristen automatisiert oder kontrolliert manuell gelöscht.
- Die reguläre Aufbewahrungsfrist für Anfrage- und Reportinhalte im kostenlosen Test beträgt 30 Tage nach Reportzustellung beziehungsweise nach Eingang bei abgebrochener Verarbeitung.
- Reportlinks sind grundsätzlich sieben Tage gültig.
- Kurzfristige Wiederherstellungskopien können nach Löschung noch bis zu sieben Tage bestehen.
- Eingehende Nachrichten werden nach erfolgreicher Auslieferung entsprechend der Umgebung und dem dokumentierten Löschverfahren aus dem aktiven Servicepostfach entfernt.
- Löschläufe sind begrenzt, wiederholbar und erzeugen inhaltsarme Nachweise über den ausgeführten Vorgang.
- Individuelle Löschweisungen werden geprüft, anfragebezogen ausgeführt und dokumentiert.
9. Sicherheitsvorfälle
- RFQly unterhält ein Verfahren zur Erkennung, Bewertung, Eindämmung und Dokumentation von Sicherheits- und Datenschutzvorfällen.
- Betroffene Zugangsdaten können gesperrt oder rotiert und betroffene Verarbeitungsschritte isoliert werden.
- Bei einer Verletzung personenbezogener Daten im Auftrag wird der Kunde ohne unangemessene Verzögerung nach Maßgabe der Auftragsverarbeitungsvereinbarung informiert.
- Ursachen und Abhilfemaßnahmen werden dokumentiert und in die Weiterentwicklung der Schutzmaßnahmen einbezogen.
10. Unterauftragnehmer und regelmäßige Bewertung
- Unterauftragnehmer werden nach Datenschutz-, Sicherheits- und Standortkriterien ausgewählt und vertraglich verpflichtet.
- Die aktuelle Anbieterübersicht steht in der Subprozessorenliste.
- Wesentliche Änderungen an Anbietern, Regionen, Datenarten oder Sicherheitsmaßnahmen werden vor ihrem produktiven Einsatz bewertet und erforderlichenfalls dokumentiert.
- Diese TOM sowie Lösch-, Wiederherstellungs- und Incident-Prozesse werden bei wesentlichen Änderungen und mindestens jährlich überprüft.